Asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

Hyväksytty 24.5.2018

1 Rekisterinpitäjä

Meranti Siivouspalvelut Oy (myöhemmin Meranti)

Y-tunnus 0781635-2

Haarasuonkuja 10, 90240 Oulu

vaihde 020 8333150

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Marianne Tuomainen

Haarasuonkuja 10, 90240 Oulu

p. 050 477 8598

Meranti on päättänyt olla nimeämättä tietosuojavaltuutettua, koska yrityksen ydintehtävät eivät muodostu henkilötietojen käsittelytoimista, jotka edellyttävät laajamittaista rekisteröityjen säännöllistä ja järjestelmällistä seurantaa. Organisaation ydintehtävät eivät muodostu myöskään laajamittaisesta käsittelystä, joka kohdistuu erityisiin henkilötietoryhmiin.

3 Rekisterin nimi

Asiakas- ja markkinointirekisteri.

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten asiakassuhteen sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi sekä rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella markkinointia varten.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri pitää sisällään mm. Merantin asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja, joita ovat nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asiakasryhmä sekä muut asiakassuhteen hoitamiseen ja markkinointiin liittyvät tiedot.

Meranti.fi -verkkosivuston vierailijoista voidaan kerätä tietoja ja sivustolla voidaan käyttää evästeitä. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat sivuston vierailijan päätelaitteelle. Rekisterinpitäjä käyttää evästeistä parantaakseen sivuston käyttökokemusta, arvioidakseen käytettyä sisältöä ja tukeakseen markkinointia. Evästeiden avulla kerätty tietoa on anonyymia, eikä niiden avulla voida saada tietoa yksittäisestä tunnistettavasta henkilöstä.

Käyttämällä Meranti.fi -verkkosivustoa käyttäjä hyväksyy evästeiden käytön ja tallentamisen tietokoneelleen. Useimmat selailuohjelmat hyväksyvät evästeet automaattisesti. Käyttäjällä on mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimen asetuksia siten, että selain ei salli evästeiden tallentamista. Tässä tapauksessa käyttäjä kuitenkin hyväksyy sen, että joidenkin palveluiden osalta evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa palvelun toiminnallisuuteen.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään ja rekisteröidyn asiakkuuteen tai asialliseen yhteyteen liittyvien palveluiden käytöstä, viestintä- sekä asiointi- ja muuhun toimintaan liittyvistä tapahtumista. Tietoja voidaan saada myös julkisista lähteistä, kuten yritysten yhteystiedoista internet-sivuilta ja osoiterekistereistä.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Meranti on tehnyt päätöksen olla luovuttamatta hallussa olevia tietoja kolmansille osapuolille tai automaattisesti muille Merantin kumppaneille. Meranti luovuttaa yksittäistapauksessa asiakkaan tai sidosryhmän tiedot osoitetulle osapuolelle, jos asianomainen pyytää Merantia toimimaan edellä mainitulla tavalla tai jos lainsäädäntöön perustuen lainvoimainen viranomainen vaatii Merantia luovuttamaan erikseen yksilöidyn tiedon Merantin hallussa olevasta tietokannasta.

8 Tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Uutiskirjeviestintään käytetään MailChimp sähköpostipalvelua. MailChimp on yhdysvaltalainen yhtiö, jolloin henkilötietoja saattaa siirtyä Euroopan Unionin ulkopuolelle. Henkilötietojen siirto EU-alueelta Yhdysvaltoihin on sallittu sillä perusteella, että MailChimp on liittynyt EU-komission hyväksymään Privacy Shield-järjestelyyn (https://www.privacyshield.gov/list). Lisätietoja MailChimpin tietosuojakäytännöistä saat https://mailchimp.com/legal/privacy/#processing.

Asiakkaalla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käyttämästä hänen tietojaan suoramarkkinointiin. Kiellon voi ilmoittaa sähköpostitse osoitteeseen meranti@meranti.fi tai poistaa itsensä postituslistalta uutiskirjeen mukana tulevasta linkistä.

Manuaalista aineistoa ei ole. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä.

Meranti pitää huolen omista käyttäjätunnuksistaan niin, ettei ulkopuolisilla ole pääsyä Merantin MailChimp-tiliin. MailChimp huolehtii, että rekistereihin ei ole ulkopuolisilla pääsyä.

Tietoja ei luovuteta kolmansille.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Meranti ottaa huomioon henkilörekisterin suojauksessa teknisen turvallisuuden ja hallinnolliset sekä tietotekniset vaatimukset. Digitaalisen rekisterin sisältämät tiedot ovat suojattu palomuureilla sekä antamalla pääsy ainoastaan siihen oikeutetuille henkilöille. Kirjautuminen tapahtuu henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Paperiset asiakirjat säilytetään lukollisessa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.

10 Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna seuraavaan osoitteeseen:

Meranti Siivouspalvelut Oy

Haarasuonkuja 10, 90240 Oulu

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista

Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä.

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Meranti ei tee automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

13 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole toiminnassaan noudattanut soveltuvaa tietosuojasääntöä.

14 Tietojen poistaminen ja säilytysaika

Meranti poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot, kun tietojen käsitellylle ei ole enää liiketoiminnallista perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii Merantia poistamaan häntä koskevat tiedot.  Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Merantia säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille. Digitaaliset tiedot hävitetään ylikirjoittamalla ja paperiset asiakirjat hävitetään tietoturvallisesti.

15 Muutokset tietosuojaan

Meranti pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä verkkosivullaan.